• ETUSIVULLE
• KALENTERIT
• HALLITUS
• TAPAHTUMIEN JÄRJESTÄJILLE

Alla kolmen viestintää koskevan kokouksen saldo. Kehittämistä tulee jatkaa mahdollisimman pian.

Kokous ennen nopean toiminnan joukkoja

Keskustelun pohjaksi: Hapen ulkoisen viestinnän kehittäminen 8.7. Läsnä: H-K R., Ulla P., Jonna P.

Nykytilanne

• Hapen viestinnästä puuttuu kokonaissuunnitelma
• Kuka vastaa talon viestinnästä? -> NK:n viestintäyksikön ja Myötätuulessa-projektin väen työnjako Hapen tiedottamisessa on epäselvä -> kummassakaan ei tällä hetkellä resursseja hoitaa viestintää kokonaisvaltaisesti
• Ulkoista viestintää vaikea saada toimimaan, kun talon konsepti ja sisäisen viestinnän käytännöt ovat vasta hahmottumassa
• viestinnän merkitys/viestinnän käytännöt tuntuvat olevan epäselviä talon toimijoille -> esim. tiedot eivät tule ajoissa, tiedottaminen jää viime tippaan

Askelia ulkoisen viestinnän kehittämiseksi

• Taloa on kehitetty nyt vuosi ja viestintää on hoidettu siinä sivussa. Nyt on aika kartoittaa sekä hyviä käytäntöjä että tarttua ongelmakohtiin.

• Ainakin näihin asioihin tulisi tarttua:
  • palvelukonseptin selkeyttäminen
  • brändin luominen, Hapen erityisyys, miten erottuu muista -> tämä pitää ottaa huomioon myös kävijämäärien mittaamisessa (tunnusluvut ym.)
  • viestintämyönteisen asenteen luominen henkilökunnan keskuuteen
  • kokonaisvaltaisen viestintäsuunnitelman luominen
  • viestintävastaavien nimeäminen kaikista toiminnoista (menotiedotteet, verkkosivujen päivitys)
  • viestintävastaavien kouluttaminen (NK:n viestintä & Myötätuulessa yhteistyö)

Wanted: viestinnän ammattilainen

• Happi on niin suuri ja erityislaatuinen paikka, että taloon tarvittaisiin oma tiedottaja/ viestintäkoordinaattori tms. Happi on verrattavissa kulttuuritaloihin esim. Annantaloon tai Stoaan, joissa on omat tiedottajat.
• Viestinnän ammattilaisen tehtäviin kuuluisi talon sisäisen ja ulkoisen viestinnän kehittämisen lisäksi esimerkiksi Hapen tapahtumatiedotus.
• On erityisen tärkeää, että kyseinen henkilö työskentelisi Hapessa ja olisi tiiviissä yhteistyössä talon eri toimijoiden kanssa. Tiedotusta ei voi tehdä tehdä virastolta käsin.

Hapen viestinnästä aiemmin pohdittua

Ulkoinen viestintä http://happi.nettiareena.fi/wiki/index.php/Ulkoisen_viestinnän_ohjeet

Sisäinen viestintä http://happi.nettiareena.fi/wiki/index.php/Sisäinen_viestintä_työryhmä_09032010

http://happi.nettiareena.fi/wiki/index.php/Sisäinen_viestintä_työryhmä_11052010

Nopean toiminnan joukot, 1. kokous

23.8.2010 13–15, läsnä Hannes, Risto, H-K (sihteeri), A-V

Sisäisen viestinnän nykytila

• Kanavia on liikaa ja käytännöt sekavia -> Useita eri kanavia/välineitä/ohjelmia käytössä -> eri toimijoilla eri kanavat
• Kanavia: sähköposti, Y-asema, Wiki, NK intra, Työryhmät, Tiimipalaverit, Tiiminvastaavien kokoukset, Talon hallitus, Yleiskokoukset
• Wikiä käytetään sekavalla tavalla
  • tieto hukkuu
  • tietoa ei edes osata etsiä (asioista pitäisi ilmoittaa myös s.postilla -> linkki wikiin)
    • sekavuus luo kynnyksen käyttää wikiä
• työntekijät eivät tiedä, mistä kaikesta tulisi viestiä
• Tiimeissä ei ole nimetty henkilöitä, jotka vastaavat viestinnästä

Parannusehdotukset

• Vähemmän kanavia, selkeä organisointi: missä viestitään mistäkin asiasta ja millä tavalla
• Wikin käyttöön tarvitaan sekä ohjausta (käyttötaidot) että linjaukset ja selkeä ohjeistus (mitä voi laittaa julki)
• Tulisi laatia sisäisen viestinnän ohjeistus -> mistä viestitään, missä kanavassa, millä tavalla -> selkeät tavat toimia eri tilanteisiin
• Kun ohjeistukset on laadittu, kaikkien tulee sitoutua noudattamaan niitä
• Wikin ylläpitoon/toimittamiseen ja kehittämiseen tulee varata työntekijäresurssi -> sisäisen ja ulkoisen viestinnän hoitamiseen yksi henkilö
• Kaikki mitä voi julkaista Wikissä, tulisi sinne laittaa
• Julkisten ja salassapidettävien asioiden jaottelu -> mitä voi laittaa wikiin
• Esim. yksittäisiä henkilöitä koskevat asiat salassa (esim. kuka sanoi mitäkin, sairauslomat), keskustellut aiheen/päätökset/ohjeistukset ym. Julkisia (wikiin)
• Selkeät päätökset johdolta julkisiin/salaisiin -> johtotiimi
  • Esimerkki 1. Laitetaanko budjetit esille (eurot näkyviin) -> salassapidettävät asiat Y-asemalle

• Jokaisessa tiimissä tulee nimetä viestintävastaava
• viestii tiimin toiminnasta muille -> wiki, sähköposti ym.
• osallistuu viestintävastaavien ryhmään
• toimii yhteyshenkilönä tiedottajan tms. Suuntaan ja osallistuu ulkoiseeen viestintään (esim. menovinkit)
• pitää huolta tiimin viestintäosaamisesta
• tiimien palaverien pöytäkirjat ym. Wikiin
• tiedottaa esim. uusista harjoittelijoista/työntekijöistä

• Perustetaan säännöllisesti kokoontuva ryhmä viestintävastaavista
• jakaa kokemuksia
  • kehittää talon viestintää -> yhteisiä kokemuksia

• Hapen sisäinen viikkotiedote -> esim. wikin etusivulla -> määrätty henkilö kokoaa joka viikko viestintävastaavien toimittamasta materiaalista -> esim. ketkä uudet aloittaneet talossa

Nopean toiminnan joukot, 2. kokous

Palaveri 30.8. Ulkoinen viestintä Läsnä: Antti L., Ulla P., Lassi, A-V, H-K, Ari

Hapen viestintäkulttuurin luominen/vahvistaminen

• Hapen eri yksiköiden läpikäyminen (Ulla hoitaa)
  • Mitä on viestintä
  • Miksi se on tärkeää
  • Miten se olisi hyvä hoitaa
• viestintävastaavien kouluttaminen (Ulla & H-K (+MT muut) -> viestintävastaavat samat kuin sis. viestinnässä
• sähköpostilistojen luominen viest. Vastaavista
• menovinkkien tekeminen

Viestintäkanavien kartoittaminen

• missä kaikissa kanavissa voitaisiin viestiä/miten
• oppilaitosmarkkinointi?
• tekstarit käyttöön

Sosiaalinen media

• markkinointi/tiedottaminen FB:ssa -> Henna/Lilli
• kontaktit nuorten kanssa (verkkonuorisotyö) -> tiimeissä sovitaan kuka on kontaktissa ”omien nuorten” kanssa sos. mediassa

Hapen verkkosivut

• toimijoiden erillisten sivujen siirtäminen wordpressiin mahdollisuuksien mukaan (Henna, Arto, Lilli) -> ihmisten sitouttaminen sisällön/tiedon tuottamiseen Hapen sivuille (kuka?)

Budjetti viestintään

• täytyy varata Hapen budjetista tietty summa markkinointiin -> Ulla Laurio

Markkinointi -> kokonaisvastuu Ulla Laurio?

• painotuotteet -> MT tekee mitä kesken (viestinnän hyväksyntä) -> minkä jälkeen vastuu siirtyy viestintään (paitsi MT:n omat)
• tekstit painotuotteisiin (esitteisiin)-> kerääminen, toimittaminen -> Ulla
• julisteet -> Hannu tekee mainospohjat, joita voi käyttää
• Mediakampanjat viestintä/Antti
• koska iso kampanja?
  • operatiivinen työ, kuka?

7. Media- ja sidosryhmät/tiedottaminen -sähköpostikirjeet sidosryhmille -tiedotteet -muu yhteistyö -tiedotustilaisuudet -medialle suunnatut tapahtumat -tiedotteet tapahtumista ym. H-K tekee samalla kuin nettisivuille -> lähettää Ullalle (näin toimittu aikaisemminkin)