Henkilökohtaiset työkalut
Toimintakeskus Hapen hallinnolliset ohjeet
6.9.2010/JM/UL-M
1. Titania – työvuorosuunnittelu
Tiimi yhdessä käy keskustelun seuraavien 6 viikon työvuorosuunnittelujaksosta. Suunnitelmat viedään Y-asemalle kansioon Happi ja siellä työvuorolistat. Tiiminvetäjä tai hänentitaniavastaavaksi sopimansa henkilö tekee 6 viikon työvuorosuunnitelmat titaniaan tiimiläisten osalta. Jokainen työntekijä käy laittamassa Y-asemalle (mielellään viikottain) toteutuneet työvuorot. Jakson viimeisen viikon toteumien tallennuksen jälkeen henkilö lihavoi nimensä, jonka jälkeen tiimin titaniavastaava vie toteuman titaniaan ja tekee jokaiselle työntekijälle oman toteumaraportin, jonka työntekijä tarkastaa ja hyväksyy allekirjoituksellaan. Titaniavastaava toimittaa allekirjoitetut raportit hallintosihteerille, joka ottaa raportteihin toimistopäällikön allekirjoitukset ja lähettää ne palkkoihin maksuun sekä arkistoi ne.
2. Koulutukseen hakeutuminen
Työntekijä täyttää koulutuksesta sähköisessä järjestelmässä koulutushakemuslomakkeen ja lähettää hakemuksen toimistopäällikölle hyväksyttäväksi. Opiskelu- ja koulutuspoissaololomakkeella ei haeta työaikaan sisältyvää työnantajan määräämää koulutusta vaan se haetaan edelleen paperilomakkeilla: Koulutus- ja opintovapaahakemus Myös 1 ja 2 päivän maksuttomista koulutuksista tehdään koulutushakemus Toimistopäällikkö katsoo Nk:n delegointisäännön mukaisesti kuka allekirjoittaa päätöksen ja lähettää hakemuksen eteenpäin asianosaiselle päättäjälle.
3. Lomien ja vapaiden ilmoittaminen
Vuosiloma: Tiimi suunnittelee yhdessä vuosilomien pitämisien ajankohdat. Työntekijä hakee sähköisessä järjestelmässä vuosilomaa, jonka toimistopäällikkö päättää ja hyväksyy. Sairauspoissaolo ja tapaturmalomat: Sairauspoissaolo ja tapaturmalomat ilmoitetaan välittömästi puhelimitse tiiminvetäjälle. Tiiminvetäjät ilmoittavat omasta sairastumisestaan toimistopäällikölle sekä varamiehelleen. (Huom. ei tekstiviestejä tai sähköposteja) Omalla ilmoituksella voi sairastaa 3 päivää, jonka jälkeen voi sairastaa 4 päivää terveydenhoitajan todistuksella ja sen jälkeen tarvitaan aina lääkärintodistus. Työnantaja voi halutessaan vaatia lääkärintodistuksen kaikilta sairauslomapäiviltä. Työntekijä hakee sairaslomaa sähköisessä järjestelmässä heti palattuaan töihin ja lähettää mahdollisen todistuksen suljetussa kirjekuoressa toimistopäällikölle, joka toimittaa sen edelleen palkkoihin. Toimistopäälliköllä on oikeus nähdä sairauslomatodistus halutessaan.
Virkavapaat: Työntekijä keskustelee tiimin kanssa virkavapaiden pitämisen ajankohdista.
Työntekijä täyttää sähköisessä järjestelmässä virkavapaahakemuksen.
Toimistopäällikkö päättää ja hyväksyy hakemuksen Nk:n delegointisäännön mukaisesti ja lähettää sen eteenpäin asianosaiselle päättäjälle.
Sähköisellä poissaololomakkeella haetaan
• vuosilomat • sairaus- / tapaturmalomat, • kuntoutusvapaat • perhevapaat mm. äitiys-, isyys- ja vanhempainvapaa, hoitovapaa ja tilapäinen hoitovapaa • opiskelu- ja koulutuspoissaolot mm. opintomatkat, opintovapaa, työsuojelu- ja ammattiyhdistyskoulutus • muut palkalliset vapaat mm. lahjalomat • muut palkattomat vapaatHyväksyttyjen poissaolopäätösten peruutukset/muutokset tehdään toistaiseksi edelleen paperilomakkeella. Vuosilomia voidaan muuttaa sähköisesti.
4. Hankinnat Tiiminvetäjät kirjoittavat tiimille hankittavasta tavarasta/palvelusta Kostin. Kostiin kirjataan arvonlisäveroton summa. Kosti lähetetään alle 15000,00 € hankinnoissa hyväksyttäväksi toimistopäällikölle. Tiiminvetäjillä on oikeus hyväksyä alle 3500,00 € hankinnat. Investointihankinnoista tehdään hankintapäätökset lomakkeella. Hankintaesityksessä tulee olla toiminnalliset perustelut, tiliöinti, mahdollisen kaupungin ulkopuolisen toimittajan osalta perustelu, joka on keskusteltu hankintavastaava Tony Reikon kanssa. Päätöksen tekee toimistopäällikkö tai osastopäällikkö. Tarkista hankintaohje: Helmi – Yhteiset palvelut - Hankinnat