• ETUSIVULLE
• KALENTERIT
• HALLITUS
• TAPAHTUMIEN JÄRJESTÄJILLE

Hapen kalenterikäytännöt uudistuvat. Vahtimestarit kirjaavat edelleen käyttövuorot, mutta toiminnot/tiimit merkitsevät oman toimintansa ja siihen liittyvät muutokset sekä sisäiseen että avoimeen kalenteriin.

Käytämme Google-kalentereita kuten ennenkin, mutta laadimme selkeän järjestelmän siihen, mitä mistäkin kalenterista löytyy ja ketkä ovat vastuussa kalentereiden päivityksestä. Tulevaisuudessa on tarkoitus siirtyä pois Google-kalentereiden käytöstä, mutta siihen asti, kunnes meillä on toimivampi järjestelmä, pitäydytään Google-kalentereissa.

Uusi kalenterikäytäntö

Hapen Wikissä on yhteinen sisäinen kalenteri, joka kokoaa kaikkien toimintojen kalentereista (joista käy ilmi esim. tilavaraukset, remontit, tapahtumien vastuuhenkilöt) tiedot yhteen. Nuorille suunnatut tapahtumat merkitään jokaisen toiminnon omaan avoimeen kalenteriin, josta tiedot siirtyvät Wikin lisäksi Hapen nettisivuilla (www.happi.nettiareena.fi) olevaan kalenteriin. Kuva selventää asiaa.

Jokaisen viikon torstaina kello 15 pidettävissä kalenterikokouksissa eri toimintojen kalenterivastaavat kokoontuvat yhteen käymään läpi tulevat kalenteritapahtumat. Kalenterikokous on siis tapahtuma, jossa ei kirjoiteta kalenterien sisältöjä, vaan tarkistetaan yhdessä jo niihin merkityt sisällöt. Merkitsemisestä ovat vastuussa toimintojen kalenterivastaavat. Kalenterit tulisi olla täytetty vähintään kaksi viikkoa eteenpäin.

Kalenterivastaavia on joka toiminnossa kaksi, jotta kalenteriasiat eivät ole vain yhden ihmisen takana.

Pikaohjeet Google-kalenterin käyttöön

Googlen kalenterit löytyvät täältä.

Jokainen kalenterivastaava tarvitsee Google tunnuksen, joko omansa, tai sitten tarkoitusta varten luodun tunnuksen. Lisäksi Teron takana on Hapen oma Google kalenteritili, joka kokoaa toimijoiden tunnuksilla tehdyt kalenterit yhteiseksi avoimeksi- ja tapahtumakalenteriksi.

Google-kalenterin käyttöohjeet löytyvät Googlen sivustolta. Jos tunnusten luomisessa, tai kalenterin käytännössä ilmenee ongelmia, ottakaa yhteyttä Teroon. Lisäksi lähiaikoina Hapessa aloittaa työskentelynsä Elina Tuovinen (emtuovinen@gmail.com), jonka tehtävinä on vastata Wikin sisällöstä, sekä Wikin ja kalenteriin liittyvien koulutustilaisuuksien järjestämisestä... aikanaan.

Toimintojen omat kalenterit

Toiminnoilla on omat kalenterinsa, joista käy ilmi esimerkiksi tilavaraukset, remontit, tapahtumien vastuuhenkilöt jne. Toiminnoilla voi olla kalentereita myös muuhun käyttöön, esimerkkinä Pelitalon työvuoroihin liittyvät kalenterit.

Lisäksi kullakin toiminnolla tulee olla avoin kalenteri. Siitä lisää alla.

Sisäinen kalenteri

Hapen Wikissä näkyvä sisäinen kalenteri kokoaa toimintojen omista (varaus)kalentereista tiedot yhteen. Tällöin kaikki talon työntekijät näkevät yhdestä kalenterista, mitä missäkin tilassa tapahtuu ja kuka vastaa mistäkin tapahtumasta. Sisäisessä kalenterissa oleva tieto on tarkoitettu Nuorten toimintakeskus Hapen henkilökunnan käyttöön, mutta se on julkisesti nähtävillä Hapen Wikissä.

Jos toiminnoilla on yhteistyössä toteutettavia tapahtumia/toimintoja, ne kirjaa kalenteriin(sa) (sekä sisäiseen että avoimeen) se toiminto, jonka tiloissa ne tapahtuvat. Esim. Mediamaanantain kirjaa Ykköskerroksen tiimin kalenterivastaava.     

Sisäiseen kalenteriin laitetaan vakiintunut toiminta, hyväksytyt varaukset ja muut tapahtumat jotka vaikuttavat talon toimintaan.

Mitä sisäiseen kalenteriin kirjoitetaan

Kuvaava otsikko, johon sisältyy:

1. tilan nimi, 2. toiminto tai tapahtuma, 3. vastuuhenkilö Hapessa, 4. ulkopuolinen vastuuhenkilö (jos on).

Esim:

• Konsensus, Nuorten Ääni toimituksen kokous, Elisa Minin.
• Alakerta, lattian vahaus, Tuula Tulonen
• Alakerta ja B-rappu, iso tavaran toimitus Iskusta, Mats Takila, Isku: Luttinen 040 22222
• Narri, Avoimet teatteriharjoitukset 13- 17 -vuotiaille, Reetta Myyrä.
• Alakerta, Oiva-akatemia, Ulla Laurio, Oiva: Olander 040 33333 

Lisätietoihin kirjoitetaan:

1. tilaisuuden tarpeisiin liittyvät erityiset asiat  2. lisätietoa tapahtuman luonteesta

Esim:

• Äänistudion remontti, Pipe sopinut, että Isku tuo 3 kerrokseen sohvia. Soittavat Rainerille kun tarvitsevat takaoven auki - Rainer ottaa vastaan myös rahtikirjan. Mats miksasi tilan tavaroille päätyaulaan
• Oiva-akatemian kurssi opoille,  30 osallistujaa. Luvatu meiltä: läppäri, datatykki ja 40 tuolia (Panu). Sisältää 10 min. esittelyn talosta (Minna). Tulevat rakentamaan klo 12. Tilaisuus klo 13.00-16.

Asiakkaille (nuorille) näkyvä tapahtumakalenteri 

Jokaisella toiminnolla tulee olla myös oma avoin kalenteri. Avoimiin kalentereihin merkitään nuorille suunnatut tapahtumat, kerhot, työpajat, ryhmät jne. Sekä yksittäiset että viikoittain toistuvat. Kalentereihin merkitään myös ne ryhmät, joihin ei pääse osallistumaan. Tämä sen vuoksi, että myös suljetut ryhmät kertovat, mitä kaikkea Hapessa on mahdollista tehdä. Joku voi innostua jonkin suljetun ryhmän tapaamisen kalenterista bongattuaan perustamaan vaikka oman toimintaryhmän. Kalenteri luo kuvaa Hapesta toiminnantäyteisenä talona joka se on! Se näyttää maailmalle, mitä kaikkea hienoa nuoret täällä tekevät.

Toimintojen kalenterivastaavien avoimiin kalentereihin kirjaamat merkinnät (tapahtumat) siirtyvät automaattisesti Hapen nettisivuilla (www.happi.nettiareena.fi) näkyvään koko talon tapahtumakalenteriin. Tekstit tulee siis kirjoittaa ottaen huomioon se, että ne päätyvät suoraan asiakkaiden luettavaksi. Toki verkkotoimittaja käy kalenteritekstejä julkisesta tapahtumakalenterista jatkuvasti läpi. Käytännön on tarkoitus nopeuttaa tietojen siirtymistä tapahtumakalenteriin (=asiakkaiden tietoon). On myös hyvä, että tapahtumasta tiedottaa kalenterissa se, joka siitä eniten tietää. Tietojen paikkansapitävyyskin paranee. Samoin myös muutokset (esim. tapahtumien peruuntumiset) saadaan nopeasti asiakkaiden näkyviin.

Tapahtumakalenterista valitaan jatkossakin tapahtumia, joista tehdään juttu/video tms. Hapen etusivulle Uutiset-osioon.   

Mitä avoimeen kalenteriin kirjoitetaan

Avoimessa kalenterissa (ja siten tapahtumakalenterissa) ei merkinnäksi riitä tapahtuman nimi. Merkinnän tulee sisältää (ainakin) seuraavat asiat:

• Tapahtuman nimi (HUOM! Tämä on ainoa asia, joka näkyy nuorelle heti ensikatsomalta. Tee siis kiinnostava, kutsuva ja ymmärrettävä nimi. Esim. Kahvila avoinna!) 
  
• Tapahtuma-aika (omaan kenttäänsä)
  -> Kirjoitetaan muodossa: päivä/kuukausi/vuosi klo - klo päivä/kuukausi/vuosi.

-> Jos tapahtuma toistuu säännöllisesti, valitsetoista ja sieltä sopivat vaihtoehdot, muista myös merkitä toiston loppupäivämäärä. HUOM! kun tapahtuman sisältö muuttuu jotenkin ja käyt muokkaamassa tekstiäsi, kalenterisysteemi kysyy sinulta, haluatko, että muutos tulee voimaan kaikkiin toistokertoihin vai koskeeko muutos vain kyseistä kertaa. Jos haluat muutoksen näkyvän esim. joka viikko, muista valita ensinmainittu.

• Tapahtumapaikka
  -> Mikä osa Happea, mikä kerros, vai Hapen ulkopuolella

• Kalenteri
  -> Valitse toiminnon avoin kalenteri.

Kuvaus

• Lyhyt, osallistumaan innostava kuvaus tapahtuman keskeisestä sisällöstä
• Onko tapahtuma avoin uusille osallistujille vai ei
  -> Esim. Tervetuloa mukaan! / Valitettavasti ryhmä on täynnä
• Mahdollinen linkki tapahtuman sivulle;

<a href="http://www.google.fi/">Tästä voit googlata asioita</a> 

Eli <a href="URL">teksti jossa haluat linkin näkyvän </a>

• Maksaako osallistuminen jotakin
  -> Muodossa: Liput 2 euroa / Materiaalimaksu 5 euroa
• Tuleeko tapahtumaan ilmoittautua ennakkoon (jos tulee, miten)
  -> Ennakkoilmoittautumistiedosta verkkotoimittaja tietää, että tapahtumaa tulee nostaa etukäteen esiin esim. uutisissa
• Tapahtuman yhteyshenkilö ja hänen yhteystietonsa
  -> Muodossa: Henna-Kaisa Ranta, henna-kaisa.ranta@hel.fi, p. 040 336 2101
• Ikäraja ja päihteettömyys (esim. musailloissa)
  -> Tapahtuma on K-15 ja päihteetön

Merkitse kalenteri julkiseksi.

Esimerkki 1.

Fantasy Design in Community -työpaja
Aika: 24/09/2010 16:00 - 20:00 24/09/2010
Paikka: Värkkäämö, Hapen 1. krs
Kuvaus: Mikä paikasta tekee viihtyisän? Mikä Hapen alakerrassa kaipaa muutosta? Kuinka tiloja suunnitellaan? Tilaan liittyviä kysymyksiä ratkotaan nuorten kanssa sisustyöpajan ensimmäisessä tapaamisessa. Tule mukaan, nyt sinulla on oiva tilaisuus vaikuttaa omaan tilaasi! Tutustu hankkeeseen verkossa (linkki mahdollisille nettisivuille tähän). Työpaja on maksuton.
Yhteyshenkilö: arja.huotari@hel.fi, p. (09) 310 71735 ja hanna.kapanen@designmuseo.fi, p. (09) 6220 5412

Esimerkki 2. 

Teatteri Herrainseuran harjoitukset
Aika: 24/09/2010 16:00 - 20:00 24/09/2010
Paikka: Narrin näyttämö, Hapen 3. krs
Kuvaus: Teatteri Herrainseura koostuu 13–17-vuotiaista teatteriharrastajista. Harjoituksissa tehdään porukalla improvisaatiotreenejä, lauletaan ja soitetaan sekä harjoitellaan kevään suurta ensi-iltaa varten. Ryhmä on tämän lukuvuoden osalta täynnä. 
Ohjaaja: Kristiina Haapasalo, (mahd. yhteystiedot)